Digitalisierung im Büro bringt Aufschwung im gesamten Betrieb

Der Meisterbetrieb Hans Otte aus Hohenaspe zählt mittlerweile 92 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und blickt ...

... auf eine erfolgreiche Firmengeschichte zurück. Damals wie heute legt der Handwerksbetrieb großen Wert auf ein gutes Betriebsklima, moderne Arbeitsmittel und zukunftsweisende Technologien. Der Wechsel zur Handwerkersoftware „Streit V.1“ im Jahr 2017 war ein entscheidender Schritt, der auch im gesamten Unternehmen für Aufschwung und Fortschritt sorgte.

1988 gründete Hans Otte seinen Ein-Mann-Betrieb auf dem elterlichen Hof in Hohenaspe und entwickelte sich rasch zu einem traditionellen SHK-Handwerksbetrieb. Nach rund 30 Jahren wurde das Unternehmen an die Söhne Sven und Sönke Otte übergeben, die den Betrieb nicht nur um weitere Leistungen ergänzten, sondern ihn auch zu einem digitalisierten, modernen Handwerksunternehmen mit jungem Team weiterentwickelten. Mit 92 Mitarbeitern bietet Hans Otte heute alles rund um Heizung, Energieerzeugung, Sanitär, Lüftung und Klima – also das gesamte Spektrum der Haustechnik.

Dazu gehören neuerdings auch Photovoltaikanlagen und die entsprechenden Speicher und Wall-Boxen. Sven Otte, kaufmännischer Geschäftsführer, bekräftigt, dass alle Leistungen aus einer Hand angeboten werden können. Das Unternehmen beschäftigt dazu auch Anlagenmechaniker und Elektriker für den Anschluss der Photovoltaik-Anlagen, Wall-Boxen und Speicher, Zimmerer für die Montage von Photovoltaikanlagen und sogar einen Gartentechniker, der die Wärmepumpen gekonnt in die Außenanlagen der Kunden integriert. „Es wird möglichst mit wenig Subunternehmen gearbeitet. Das zeichnet uns aus und wird von den Kunden sehr geschätzt“, ergänzt der Geschäftsführer.

Der Meisterbetrieb ist langjähriger Ausbildungsbetrieb und steckt viel Energie in diesen wichtigen Bereich. Jedes Jahr werden sieben bis acht neue Auszubildende eingestellt. Das bedeutet, dass der Betrieb stetig zwischen 12 und 20 Auszubildende in verschiedenen Lehrjahren beschäftigt. Ausgebildet wird in den Bereichen Anlagenmechanik, Systemplanung, Elektrotechnik und auch Büromanagement.

Die Arbeit mit den Auszubildenden mache viel Spaß und die Ausbildung junger Menschen sei in Zeiten des Fachkräftemangels enorm wichtig, um auch in Zukunft gut aufgestellt zu sein, so Sven Otte: „Die Abschluss- und Übernahmequote ist sehr hoch. Das zeigt, dass sich die jungen Leute bei uns wohl fühlen.“

Vorteile bei der Rekrutierung von Mitarbeitern

Das Thema Fachkräftemangel hält das Unternehmen trotzdem in Atem. Grundsätzlich könnten 10 bis 14 Techniker mehr eingestellt werden. Das werde teilweise durch die bestehende Mannschaft und manchmal durch Subunternehmer oder Leiharbeiter aufgefangen. Bei der Rekrutierung neuer Mitarbeiter punktet das Unternehmen auch mit seiner Unternehmenskultur und der digitalen Arbeitsweise.

Digitalisierung im Betrieb verbessert also auch die Mitarbeitergewinnung. Sven Otte ist sich bewusst, dass Marketing und die Nutzung von modernen Medien auch für einen Handwerksbetrieb dazugehören. So ist der Betrieb auf vielen Kanälen unterwegs, nutzt aber auch noch traditionelle Medien wie die Tageszeitung, um auf sich aufmerksam zu machen.

Wichtig war den beiden Nachfolgern, den Betrieb zukunftsorientiert und fortschrittlich weiterzuführen. Das bedeutete, die bestehenden Strukturen, Arbeitsmittel und Abläufe auf den Prüfstand zu stellen. Die damals eingesetzte Software erfüllte bis dahin alle Zwecke, wurde allerdings nicht mehr weiterentwickelt. Aufträge wurden zwar über das Programm erstellt, danach allerdings analog bis zur Rechnungsstellung weiterbearbeitet.

Es wurde prinzipiell noch viel mit Papier und Stift gearbeitet. Dies war für Sven Otte als kaufmännischer Leiter nicht mehr ausreichend: „Wir wollten die Finanzbuchhaltung zu uns ins Haus holen und auch ‚GoBD‘-konform arbeiten. Zudem konnten wir bislang auch keine Großprojekte abwickeln, da der Aufwand der Kalkulation enorm gewesen wäre.“ Die Jungunternehmer entschieden gemeinsam mit ihren Eltern, sich nach einer neuen Handwerkersoftware umzusehen und auch neue Hardware anzuschaffen.

„Streit V.1“ lernte das Geschäftsführerteam damals auf der ISH in Frankfurt kennen. Zuvor hatte man sich bereits zwei andere Lösungen angesehen. Vertriebsleiter Dennis Weseloh stellte das Programm dann bei einer Live-Präsentation am Firmensitz in Hohenaspe vor. Sven Otte war sofort von dem großen Leistungsspektrum der Software begeistert.

„Neben der Finanzbuchhaltung wollte ich eine Lösung, die eine schnelle Datenerfassung inklusive digitaler Zeiterfassung sowie einen digitalen Rechnungsversand per ‚ZUGFeRD‘ ermöglicht. Außerdem brauchte ich einen perfekten Überblick über Kosten und laufende Projekte. Wir wollten keine Insellösung, sondern ein Programm, mit dem wir alles abwickeln können. Meiner Meinung nach gibt es nicht so viele Programme, die das gut machen. ‚Streit V.1‘ hat da einfach überzeugt“, so Sven Otte.

Ein weiterer Grund für die Entscheidung war die Nähe zum Schulungsstandort Hannover. Gerade die Anfangsschulung war für den Betrieb enorm wichtig und es wurde viel Wert auf Präsenzschulungen gelegt. Sven Otte hätte eine Fernschulung oder Schulung mithilfe von Webinaren eher als schwierig empfunden.

Zukunftsfähigkeit der Software von großer Bedeutung

Überzeugt habe schlussendlich auch die Unternehmensgröße der Streit Datentechnik GmbH mit wachsender Mitarbeiterzahl. Das zeige, dass die Software beständig sei und weiterentwickelt werde. „Da hatten wir mit unserer Vorgängersoftware schlechte Erfahrungen gemacht. Ein Softwarewechsel ist wohl mit das Anstrengendste, was ein Unternehmen machen kann. Wir wollten auf Nummer sicher gehen und entschieden uns deshalb mit ‚Streit V.1‘ für ein größeres Softwareunternehmen auf Wachstumskurs und für eine Software, die stets weiterentwickelt wird“, fügt Sven Otte hinzu.

Nach der Entscheidung für diese Software habe man einen Aufschwung im ganzen Betrieb gespürt, erzählt Sven Otte. Weitere Maßnahmen wie die Umgestaltung des Lagers oder ein neuer Pausenraum wurden umgesetzt. Erst durch „Streit V.1“ konnten Großprojekte angenommen und abgewickelt werden – vor allem aufgrund der Nachkalkulation. „Heute werden Projekte oberhalb der 2-Millionen-Grenze abgewickelt. Das wäre vor ‚Streit V.1‘ undenkbar gewesen“, so Sven Otte.

Durch den perfekten Überblick über alle Zahlen, Daten und Werte zu jedem Zeitpunkt können auch während des Projektverlaufs Anpassungen vorgenommen werden. Die digitale Zeiterfassung sorgt dafür, dass die Zeiten bereits am Abend im Projekt hinterlegt sind. Auch alle Materialkosten werden direkt zugeordnet. Dank „ZUGFeRD“ liegen Rechnungen bereits zwei bis drei Tage nach Bestellung vor. Sven Otte betont, dass noch vor vier bis fünf Jahren manuelle Stundenzettel verwendet wurden. Bis alle Daten wie Stundenzettel oder Lieferscheine da waren, konnte man mit einer Verzögerung von bis zu vier Wochen rechnen. Man hatte also wenig Kontrolle während des Projekts.

Heute fällt der manuelle Übertragungsaufwand komplett weg und es gibt keine Zeitverzögerung, bis Ergebnisse und aktuelle Projektstände eingesehen werden können. „Im Jahr 2022 war es erstmals möglich, dass wir überhaupt nicht mehr in Vorleistung gehen mussten, da die Erlöse stets höher waren als die halbfertigen Arbeiten“, so Otte. Auswertungen und Statistiken gehören zu den Lieblingsfunktionen von Sven Otte.

Je mehr Jahre hinzukommen, desto besser lassen sich Erfolge messen. Mittlerweile kann der Betrieb bereits fünf Jahre rückwirkend betrachten. Personal-, Materialkosten oder weitere Kosten sowie Skontonutzung und viele weitere Zahlen sind auswertbar und liefern die Grundlage für wichtige Entscheidungen zur Steigerung der Wirtschaftlichkeit.

Großer Datenbestand für schnellere Projektkalkulationen

Je länger ein Unternehmen mit der Projektkalkulation arbeitet, desto mehr Vorteile ergeben sich. Der Aufbau des riesigen Datenbestands mit optimaler Archivierung mache das Arbeiten immer einfacher. Bei neuen Projekten und Kalkulationen kann auf vorherige Kalkulationen zurückgegriffen werden. Viele Daten seien einfach schon da, was zusätzlich Zeit spare.

Das digitale Archiv sei ohnehin besonders wertvoll. Alle Daten sind rechts- und revisionssicher und vor allem platzsparend archiviert und können jederzeit aufgerufen werden. Begeistert zeigt sich Sven Otte von der „OCR“-Texterkennung, die eine umfassende Archivrecherche über alle Dokumente ermöglicht. „Ein zuverlässiges Suchergebnis ist mir sicher, egal welche Begriffe ich eingebe. Das spart viel Zeit bei der Suche nach Dokumenten“, fügt er hinzu.

Neben der Hauptanwendung setzt der Meisterbetrieb Hans Otte auch einige Apps ein. Von Beginn an im Boot war die mobile Auftragsabwicklung aus dem Hause Streit. Einer der Vorteile ist, dass die Servicemitarbeiter keine Zettelberge mehr mit sich herumschleppen und im Büro abgeben müssen. Mit dem Tablet können Aufträge im Auftragspool eingesehen werden und offene Aufträge angenommen werden. So müssen die Mitarbeiter auch nicht nach jedem Auftrag wieder zurück ins Büro, was ein flüssiges Arbeiten ermöglicht.

Bei jüngeren Mitarbeitern und auch bei der Personalrekrutierung könne man mit dem Einsatz moderner Medien punkten. Bei älteren Mitarbeitern sei hier manchmal etwas mehr Überzeugungsarbeit nötig, da diese sich schwerer tun mit der Nutzung von Apps und die Abläufe von „früher“ gewohnt sind. „Wir holen die Mitarbeiter da ganz gut ab und nehmen uns Zeit für die Einführung und Gespräche“, ergänzt Sven Otte

Wichtig beim Einsatz von Apps sei allerdings, dass die Vorgehensweise beim Kunden für die Monteure klar ist. „Der Kunde muss mitgenommen werden, wenn Daten in das Tablet eingegeben werden“, so der Geschäftsführer. „Am Ende kann der Monteur mit dem Kunden alle Positionen noch einmal durchgehen, bevor die digitale Unterschrift eingeholt wird. So hat der Kunde nicht das Gefühl etwas zu unterschreiben, was er gar nicht einsehen konnte.“

Viele Kunden seien dann beeindruckt von der modernen und digitalen Arbeitsweise und vor allem davon, dass die Rechnung bereits abends digital ankommt. Alle durchgeführten Arbeiten sind dem Kunden noch vor Augen – so kann die Rechnung einfach kontrolliert werden. Image und Kundenzufriedenheit werden auch dadurch kontinuierlich gesteigert. Neben dem mobilen Monteur nutzt das Unternehmen auch die digitale Zeiterfassung, das digitale Aufmaß sowie die App „Bautagebuch+“, die derzeit im Testlauf ist.

Sven Otte betont, dass das Thema Schulung gerade nach der Einführung wichtig war: „Wir wollten von Anfang an effizient mit ‚Streit V.1‘ arbeiten. Auch wenn hier nach der Einführung noch einmal Kosten auf uns zukamen.“ Bis heute nimmt das Team Hans Otte regelmäßig an Schulungen teil, um sich stetig mit der Software weiterzuentwickeln und am Ball zu bleiben.

Mit Merred Kusmierz habe der Betrieb auch eine persönliche und qualifizierte Ansprechpartnerin aus dem Hause Streit, die regelmäßig für Beratung und Schulungen ins Haus kommt. „Wir sind super zufrieden – mit den Räumlichkeiten in Hannover und dem Ablauf der Schulungen. Diese sind auf uns zugeschnitten“, so Sven Otte. Für neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die mit dem Programm arbeiten, bucht der Betrieb stets einen Einsteigerkurs in Hannover. Das anschließende Wochenende in Hannover wird gleichzeitig als Team-Building-Event gesehen und genutzt. Teilweise werden auch Webinare als Schulungsmöglichkeit für kleinere Abläufe oder Funktionen gebucht.

Sven Otte räumt ein, dass vor der Installation unterschätzt wurde, dass verschiedene Abläufe und Kennzahlen schon definiert sein müssen, damit Prozesse effizient ablaufen können. Dazu gehören zum Beispiel Arbeitszeitmodelle. Die Installation selbst lief laut Otte sehr reibungslos. Eine Mitarbeiterin hat sich intensiv mit dem Programm auseinandergesetzt und konnte sich direkt damit identifizieren. Das war laut Otte ein großer Vorteil, denn so war von Beginn an eine Key-Userin da. Die „Streit V.1“-Expertin habe immer eine Antwort parat und es müsse nicht bei jedem kleinen Problem der Telefon-Support von Streit Datentechnik angerufen werden.

Bis auf die Module Lagerverwaltung und die Betriebsbuchhaltung nutzt der Meisterbetrieb nahezu alle Funktionen der Software. Auch die Werkzeugverwaltung und Dokumentation von Mitarbeiterprüfungen sollen bald eingeführt werden. Hinzu kommt eine Personal-App, bei der Otte die „Streit-Welt“ erst mal verlassen wird. Man will sich Schritt für Schritt weiterentwickeln, die Mitarbeiter aber auch nicht überfordern. Eine gesunde, stetige Entwicklung mit „Streit V.1“ ist für Sven Otte der richtige Weg.

Fazit

„Was ich an ‚Streit V.1‘ schätze, ist vor allem das Mitarbeiter-Team dahinter. Kompetente Ansprechpartner sind die Basis für eine gute Zusammenarbeit. Mit ‚Streit V.1‘ können wir unseren Betrieb mit 92 Mitarbeitern und unserer Bandbreite an Leistungen optimal verwalten. Das Programm und die Apps decken alles ab, was wir benötigen – von Funktionen bis hin zu Schnittstellen. Trotz des großen Funktionsumfangs ist die Software intuitiv. Und das ist schließlich die Kunst an einer Software. Dazu tragen auch die übersichtlichen und anpassbaren Masken bei“, resümiert Sven Otte.