SHK-Software als hilfreiches Werkzeug im Handwerk
SHK-Software - ein nützliches Werkzeug für jeden Handwerksbetrieb. Arbeitszeit effektiv nutzen, Arbeitsabläufe verbessern, Kundenbindung stärken, all das geschieht durch die Software. Der Artikel stellt die SHK-Software "Kaufmann" von Hottgenroth/ETU Software vor: einfache Bedienung, einfache Auftragsabwicklung, einfach Arbeitsabläufe optimieren - all dies und mehr ist damit möglich.
Oftmals sind kleinere oder mittlere SHK-Betriebe voll ausgelastet, die Mitarbeiter alle beim Kunden im Einsatz für die täglich anfallenden Arbeiten: Installationen, Kundendienst und Wartungen. In den seltensten Fällen gibt es eine zusätzliche Arbeitskraft, welche die Büroarbeiten übernimmt. Der Inhaber des Betriebes muss also nach der täglichen Arbeit draußen beim Kunden noch die Bürotätigkeiten übernehmen - denn erst mit der Nachbearbeitung der Aufträge und den Rechnungen wird Geld verdient. Hier setzt "Kaufmännische Software" als Werkzeug an. Betriebliche Prozesse werden vereinfacht, optimiert und das Augenmerk kann auf den Kunden gerichtet werden. SHK-Software ist aber nur dann hilfreich, wenn sie auf die Branche zugeschnitten ist und branchenspezifische Anforderungen abdeckt.
Einfache Handhabe und Kontrolle der betrieblichen Abläufe, hierfür steht die SHK-Software "Kaufmann" aus dem Hause Hottgenroth/ETU Software. Das Kölner Unternehmen hat sich auf die Bereiche Bauhaupt- und Baunebengewerbe sowie haustechnische Planung und Auslegung spezialisiert.
Generell zielen die Entwicklungen und Softwareaktualisierungen darauf aus, Arbeitszeit effektiver nutzbar zu machen.
Diesen Anspruch unterstreicht der "Kaufmann". Die SHK-Software deckt alle kaufmännischen Anforderungen eines Betriebes ab:
vom Angebot über die Auftrags- und Lieferscheinerstellung bis hin zu Rechnungslegung, Mahnwesen und der Verwaltung von offenen Posten. Im Vordergrund steht die einfache und flexible Handhabung der grundlegenden Tätigkeiten.
Die Abläufe der SHK-Software sind selbsterklärend, bei Bedarf kann der Anwender sich jedoch durch das Programm "führen" lassen oder auf viele zusätzliche Funktionen zugreifen.
Alles beginnt mit einem Anruf, ein Neu- oder Stammkunde benötigt die Unterstützung des SHK-Fachmannes. Schon hier greift die SHK-Software ein, wenn gewünscht: die Anbindung an die Telefonanlage vereinfacht nicht nur die Büroarbeit - der Anrufer wird automatisch erkannt, wenn die Telefonnummer hinterlegt ist -, sondern unterstützt auch den Service-Gedanken. So kann der Kunde persönlich, zum Beispiel zum Geburtstag, angesprochen werden, was Kundenbindung schafft. Im weiteren Arbeitsverlauf können Vorgänge, Telefonate, Dokumente direkt dem Kunden zugeordnet werden.
Das angefragte Angebot wird direkt nach dem Telefonat aus dem Kunden heraus erstellt. Die benötigten Stammdatenartikel sind natürlich sofort verfügbar.
Die umfangreiche Artikelverwaltung erlaubt eine unbegrenzte Anzahl an Stammdaten und das Anlegen von eigenen Artikelgruppen. "Datanorm" als eine der Standard-Schnittstellen im SHK-Handwerk zu Industrie und Großhandel ermöglicht das einfache Einlesen von Stammdatenartikeln. Schnell können fehlende Positionen neu angelegt und das fertige Angebot gedruckt oder papiersparend aus dem "Kaufmann" heraus per E-Mail an den Kunden gesendet werden.
Aufträge, Bestellungen, Lieferscheine und Rechnungen werden "1:1" aus dem Angebot umgewandelt und nur bei Bedarf geändert.
Aber nicht nur die komplette Auftragsabwicklung soll durch das Werkzeug "Software" abgebildet werden, auch die Optimierung der Arbeitsabläufe im Betrieb ist eine der Aufgaben der SHK-Software. Weniger Reibungsverluste durch bessere Zeit- und Personalplanung bedeuten höhere Effizienz und Wirtschaftlichkeit des Betriebes.
Ein Tool, welches dies forciert, ist das Kaufmann-Modul "Wartung". Es stellt den Service-Gedanken in den Vordergrund und unterstützt, die Kundenbindung zu vertiefen.
Einmalige Kundenaufträge können schnell abgearbeitet, wiederholende Wartungsarbeiten geplant und Anlagen hinterlegt werden. Somit ist auch hier eine gezielte Ansprache des Kunden durch den Fachmann möglich, ohne Daten wiederholt abzufragen. Ergänzend zur Arbeit am Büro-PC ist das mobile Arbeiten durch den Betriebsleiter sowie die Monteure mit Apps möglich.
Die Bedeutung von Cloud-Lösungen nimmt auch im SHK-Handwerk stets zu. Daher ist es wichtig, sich bei der Wahl der SHK-Software auch die damit einhergehenden Möglichkeiten anzuschauen. Egal wann, egal wo, egal mit Tablet, Smartphone, Netbook oder Laptop, der Nutzer kann auch von unterwegs Tätigkeiten durchführen.
Doch was ist die Idee der Cloud? Die Cloud (Wolke) speichert Daten nicht lokal. Bisher wurden Daten und Softwareprogramme lokal auf einem PC oder Laptop gespeichert und installiert oder innerhalb eines PC-Netzwerkes auf einem Server. Bei einer Cloud-Lösung werden die Daten "extern" mittels dem Internet beim Cloud-Anbieter hinterlegt, natürlich unter Berücksichtigung von Datenschutzrichtlinien und Verschlüsselungen.
Die "Kaufmann"-Apps "Kundendienst" und "Zeiterfassung" sind Cloud-Lösungen und machen ein mobiles Arbeiten möglich.
Dies spart in größeren Betrieben wie auch in Ein-/Zwei-Mann-Betrieben immens Zeit ein und ersetzt die bisherige "Zettelwirtschaft". Auch in kleinen Betrieben effektiv: vor Ort sofort Artikelnummer aus dem Großhandels-Lieferschein im Auftrag erfassen, im Büro nur noch abrechnen.
Bei der Nutzung des Moduls "Wartung" in Verbindung mit der "Kaufmann App Kundendienst" können im Büro Kundendienstaufträge und Wartungsverträge erfasst, Termine geplant, Mitarbeiter eingeteilt werden. Der Monteur spart sich den Weg ins Büro, um seine Aufträge abzuholen, denn er empfängt sie über die App: wann hat er Termine, bei welchen Kunden, Aufgabenliste, Materialliste und auch Informationen zur vorhandenen Anlagentechnik. Ein weiterer Schritt Richtung dem "papierlosen" Büro. Die Arbeiten werden vom Monteur wie gehabt erledigt. Ergänzend kann jedoch hier auch durch die App optimiert werden. Durch eine mögliche Status-Vergabe des Auftrags vor Ort kann der Mitarbeiter im Büro sehen, dass der Monteur den Kunden zum Beispiel nicht erreicht hat und ein neuer Kundendiensttermin für den Zeitraum eingeplant werden muss. Auch wird hierüber die Ausführung des Auftrags dokumentiert.
Wenn der Auftrag erfolgreich abgeschlossen ist, können ergänzend zum Arbeitsbericht zusätzlich benötigte Materialien sowie Monteur- und Kundenunterschrift per Tablet oder Smartphone erfasst werden. Alles zusammen wird online zurück ins Büro übertragen - ganz automatisch. Der Auftrag muss dann nur noch abgerechnet werden. Sollte das mobile Gerät offline sein, zum Beispiel bei Tätigkeiten im Keller oder generell in Bereichen mit schlechter Internetverbindung, so ist das kein Problem. Sobald Smartphone oder Tablet wieder online sind, werden die Daten übertragen.
Dies alles ist jedoch keine Einbahnstraße - im Notdienst kann zum Beispiel mit der App direkt ein neuer Auftrag für den Kunden erzeugt werden. Eine ausgewählte Kundenliste ist auf dem Tablet genauso vorhanden wie eine Artikelliste. Damit kann die App auch ohne Vorbereitung aus dem Büro verwendet werden. Der abgeschlossene Auftrag wird auch dann im Büro lediglich nur noch in eine Rechnung umgewandelt.
In der neuen Version der "Kaufmann App Kundendienst" ist es möglich, beim Kundentermin vor Ort ein neues Angebot anzulegen. So können direkt wichtige Daten, wie Adresse, anzubietende Artikel und Kommentare aufgenommen werden. Das Angebot wird über die Cloud an das Büro übersendet und dort weiterbearbeitet und fertiggestellt.
Die beiden Software-Programme "Kaufmann" und auch "Kaufmann Wartung" sind zusammen, jeweils eigenständig oder im Paket mit technischer Planungssoftware aus dem Hause Hottgenroth/ETU nutzbar. Je nach Kundenwunsch können technische Berechnungen durchgeführt und darauf basierend Angebote erstellt werden. Die Stücklisten werden aus der technischen Software in den "Kaufmann" übernommen, Positionen erweitert oder ausgetauscht. Nach Abschluss kann das Angebot direkt aus der SHK-Software heraus per E-Mail an den Kunden und später als Bestellung zum Hersteller oder Großhandel gesendet werden.
Weiterführende Informationen: http://www.hottgenroth.de
Montag, 11.07.2016