In einer mehrteiligen Artikelserie beleuchtet der Rotenburger Spezialist für Cloud-fähige Handwerkersoftware pds GmbH – exklusiv im HeizungsJournal – die Anforderungen im Hinblick auf „Mobile Work“ bzw. „Mobiles Arbeiten“ im SHK-Fachhandwerk, zeigt Lösungsansätze sowie „Best Practices“ auf und gibt Einblicke in die Praxis von Handwerksunternehmen, die ihre Erfahrungen mit mobilen Lösungen in verschiedenen Einsatz-Szenarios teilen. In diesem vierten Teil der Serie liegt der inhaltliche Fokus auf dem Thema digitale Erfassung von Materialbewegungen, Materialbedarfen und Aufmaßen.
Die Verfügbarkeit von Arbeitsmaterialien ist für die reibungslose und termingerechte Abwicklung von Kundenprojekten im SHK-Fachhandwerk ein kritischer Faktor. Fehlen Materialien, können Aufträge entgegen der Planung nicht bestimmungsgemäß ausgeführt und abgerechnet werden.
„Umso wichtiger ist es, die Prozesse von der Bedarfsmeldung auf der Baustelle über den Bestellprozess bis zum Wareneingang durchgängig digital abzubilden und für alle Prozessbeteiligten vollständige Transparenz bei Materialbewegungen herzustellen. Damit dies gelingt, sind auch auf der Baustelle digitale Erfassungsroutinen vonnöten. Mit unserer pds Material App haben wir eine mobile Lösung entwickelt, die bestehende Informations- und Kommunikationslücken zwischen Büro und Außendienst schließt und gleichzeitig als Erfassungsgerät für Material und Materialbedarfe dient“, erläutert Christian Braam, Product Management bei pds, und gibt im Folgenden Einblicke in das Leistungsspektrum der digitalen Lösung:
▪ Bedarfsmeldungen direkt von der Baustelle: Über die pds Material App sind Handwerker in der Lage, ihren Materialbedarf für die Baustelle digital zu erfassen. Zeichnet sich im Materiallager ein baldiger Fehlstand ab, so kann der Außendienstmitarbeiter den Materialbedarf auch auf direktem Wege und ohne Zeitverzug an das Büro melden. Der Einkauf löst nach erfolgter Prüfung auf Basis der Bedarfsmeldung umgehend eine Bestellung zum Beispiel beim Großhändler aus und veranlasst die Lieferung zur Baustelle.
▪ Direkte Auslösung von Materialbestellungen: Bei eiligen Materialbedarfen kann der Fachhandwerker auch direkt Bestellungen über die App in Auftrag geben – entweder als neu angelegte Bestellungen oder auf Basis vorheriger Bestellungen. Diese sind im Büro sofort einsehbar und können ohne Umwege beim Lieferanten ausgelöst werden, um die Materialbestände im Lager oder auf der Baustelle aufzustocken und Auftragsarbeiten im Zeitplan und zur Zufriedenheit der Kunden abzuschließen.
▪ Digitale Erfassung von Wareneingängen: Ob im Materiallager oder auf der Baustelle – mit der Material App lassen sich Wareneingänge per Smartphone oder Tablet schnell digital erfassen, um den Wareneingang mit den Positionen sowie Mengen der Bestellung abzugleichen und den Vorgang abzuschließen. Über die integrierte Fotofunktion lassen sich Lieferscheine und die Lieferung abfotografieren, um diese dem jeweiligen Vorgang als Beleg beizufügen. Damit bleiben alle Informationen wie Liefer- und Bestellmengen zusammen und werden für alle Beteiligten transparent dokumentiert.
▪ Automatisierte Zuordnung der Artikel: Um den Prüfvorgang vor Ort für den Mitarbeiter so einfach wie möglich zu gestalten, greift die Material App auf Artikelstammdaten aus der pds Software zu – übrigens auch bei fehlender Internetverbindung. Dafür scannt der Installateur einfach die Barcodes der Artikel über das Mobilgerät ein, die direkt von pds Material erkannt werden.
Indem die händische Erfassung sowie der fehleranfällige Abgleich von Stammdaten und Belegen wegfallen, sparen SHK-Fachhandwerksbetriebe nicht nur viel Zeit bei der digitalen Abbildung der Materialbewegungen, sondern sind auch in der Lage, eine durchgängig digitale Prozesskette in Kundendienst und Verwaltung sicherzustellen. Gleichzeitig werden fehlende Bestände, die eine reibungslose Abwicklung des Kundenauftrags erschweren sowie die Ausführung und Abrechnung von Projekten verzögern, auf ein Minimum reduziert.
Die Material App wurde für „Android“-Smartphones und -Tablets-Mobilgeräte entwickelt und ist für einen schnellen und durchgängigen Datenaustausch vollständig in das pds Software Lösungsportfolio integriert. Dabei ist die Datenbearbeitung und -erfassung nicht nur online, sondern auch im Offline-Modus möglich. Die Daten werden dann automatisch mit der pds Software synchronisiert, sobald wieder eine Internetverbindung besteht.
Ideale Ergänzung: digitale Aufmaßerstellung
Um bei der komplexen Aufmaßerstellung vor Ort möglichst effektiv zu unterstützen, erhalten SHK-Fachhandwerker mit dem pds Aufmaß zudem eine umfassende Anwendung zur digitalen Aufmaßerfassung an die Hand. Diese bildet die ideale Grundlage für die professionelle Kalkulation, Mengenermittlung und stimmige Abrechnung der Kundenprojekte. Damit lassen sich nicht nur freie und REB-konforme Maßkettenerfassungen (REB = Regelungen für die Elektronische Bauabrechnung) vereinfacht abbilden, sondern auch individuelle Aufmaßlisten nach Wünschen des Auftraggebers. Mit Fotos, Kommentaren und Stationen lassen sich einzelne Arbeitsschritte auch bei komplexen Vorgängen visualisieren und sauber dokumentieren. Um Unstimmigkeiten vorzubeugen, kann sich der Mitarbeiter die Aufmaßerstellung mitsamt allen etwaigen Besonderheiten vom Auftraggeber direkt auf dem Tablet signieren lassen.
Material App im Praxis-Einsatz
Seit der Gründung im Jahr 1898 hat sich die Thieme GmbH & Co. KG zu einem erfolgreichen Unternehmen der Industrie- und Gebäudetechnik entwickelt, welches seinen Kunden umfangreiche Dienstleistungen und Services anbietet. Das Wolfsburger Unternehmen beschäftigt rund 120 Mitarbeiter und entwickelt wirtschaftliche, energieoptimierte und qualitativ hochwertige Lösungen in allen Bereichen der Gebäudetechnik. Die Kernleistungsfelder des Traditionsbetriebes liegen in den Bereichen Heizung, Klima, Lüftung und Sanitär. Um die innerbetrieblichen Abläufe zu digitalisieren, kommen bei Thieme schon seit dem Jahr 1987 (!) Softwarelösungen von pds zum Einsatz. Seit 2018 wird die mobile Materiallogistik durch die Material App unterstützt.
„Wir setzen die pds Material App bei über 30 Monteuren ein. Die Erfassung von eingehenden Lieferungen oder neuen Bedarfen ist dadurch einfacher geworden, da die Daten quasi in Echtzeit in unsere pds Software im Büro übermittelt werden. Das erleichtert die Nachvollziehbarkeit von Materialprozessen auf der Baustelle“, erläutert Swantje Sigand, welche für die Unternehmensentwicklung und IT-Infrastruktur bei Thieme zuständig ist.
Die Fortsetzung dieser Artikelserie mit weiteren spannenden Themen erfolgt demnächst im Web unter www.heizungsjournal.de. Wir bitten um Beachtung!
Schon jetzt auch online verfügbar sind die Teile 1 bis 3 der Serie „Mobile Work im SHK-Fachhandwerk“:
App für Service und Kundendienst – https://tga.li/cFZ
Projekt App und digitales Bautagebuch – https://tga.li/pI7f
Digitale Zeiterfassung auf der Baustelle und im Büro – https://tga.li/ri31
Weitere Informationen und Video zur Material App unter:
https://pds.de/software/mobilitaet/material-app
https://youtu.be/Wa1izSVzIas