ZUGFeRD und XRechnung – alles klar?!

Geringere Kosten, Zeitersparnis und beschleunigte Begleichung: Die elektronische Rechnung bietet eine Reihe von Vorteilen.

Folgerichtig etabliert sie sich mehr und mehr, unterstützt von der Gesetzgebung. Bereits seit 2011 sind digitale Rechnungen herkömmlichen gleichgestellt. Das aktuelle E-Rechnungsgesetz geht noch weiter, indem es zur elektronischen Rechnungsstellung an den Bund verpflichtet. Es wird also höchste Zeit, sich mit dem Thema auseinanderzusetzen. Im Folgenden werden zwei gängige Formate für E-Rechnungen vorgestellt.

Mit dem 2011 beschlossenen Steuervereinfachungsgesetz wurde der Grundstein für eine moderne und elektronische Rechnungsstellung gelegt, indem Papier- und elektronische Rechnungen für gleichwertig erklärt wurden. Um eine digitale Rechnung handelt es sich dann, wenn diese in einem elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Ziel ist es, die elektronische Weiterverarbeitung der Rechnung zu ermöglichen.

Dem Gesetz nach ist eine E-Rechnung rechtskonform, wenn sie die allgemein gültigen Voraussetzungen aus § 14 Abs. 4 UStG erfüllt. Hierzu gehört etwa, dass die Identität des Rechnungsausstellers für Rechnungsempfänger klar erkennbar sein muss. Zudem müssen die Unversehrtheit ihres Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sein. Darüber hinaus gelten die gleichen Regelungen zu Aufbewahrungsfristen oder dem Schutz personenbezogener Daten wie für Papierrechnungen.

Die Entwicklung hin zur flächendeckenden Verbreitung von E-Rechnungen gewinnt zunehmend an Fahrt. Beschleunigt wird dies auch seitens der Europäischen Union. Mit ihrer Richtlinie 2014/55/EU verfolgt sie das Ziel, die Papierrechnung in der EU abzuschaffen. In Deutschland werden die Vorgaben der Richtlinie mit dem sogenannten E-Rechnungsgesetz in nationales Recht umgesetzt. Aus diesem Grund akzeptiert der Bund seit dem 27. November 2020 nur noch elektronische Rechnungen.

Handwerksunternehmer müssen sich also mit den Möglichkeiten der digitalen Rechnungen auseinandersetzen. Zwei digitale Rechnungsformate sind dabei zu beachten: das ZUGFeRD-Format sowie die XRechnung. Für beide gelten die gleichen gesetzlichen Vorgaben wie für papierbasierte Rechnungen. Doch worin unterscheiden sie sich und welche Vorteile bieten sie jeweils?

Das ZUGFeRD-Format

Die ZUGFeRD-Rechnung (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) wird vom namensgebenden Forum herausgegeben. Das branchenübergreifende Datenformat wurde mit Unterstützung des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie (BMWi) entwickelt. Gesetzlich basiert die ZUGFeRD-Rechnung auf der Richtlinie 2014/55/EU und auf der DIN EN 16931 („Elektronische Rechnungsstellung“).

Bei einer ZUGFeRD-Rechnung handelt es sich um ein hybrides elektronisches Rechnungsformat. „Hybrid“ bezieht sich hierbei auf die Lesbarkeit des Dokumentes: Eine entsprechende Rechnung besteht aus dem für Menschen lesbaren PDF-Format sowie aus dem für Maschinen lesbaren XML-Format. Inhaltlich unterscheiden sich die Datentypen nicht. Die XML-Datei ist im PDF eingebettet, sodass beim Versand immer beide Dateitypen verschickt werden. Eine ZUGFeRD-Rechnung kann über verschiedene Wege übermittelt werden, sei es über E-Mail, Datenaustausch, Upload oder Download.

ZUGFeRD-Vorteile:

▪ Rechnungen können elektronisch erstellt und direkt übermittelt werden.

▪ Prozesse in der Rechnungsstellung werden beschleunigt.

▪ Fördert die zügige Rechnungszahlung sowie Liquidität.

▪ ZUGFeRD ist ein medienbruchfreies Datenformat.

▪ Die manuelle und fehleranfällige Übergabe von Arbeitszetteln entfällt.

▪ Reduziert Kosten für Papier und in der manuellen Bearbeitung der Rechnungsstellung.

▪ Spart beim herkömmlichen Versand anfallende Wege sowie Portokosten.

▪ Schafft Platz in Aktenschränken und fördert die elektronische Archivierung.

Das XRechnung-Format

Bei einer XRechnung handelt es sich um ein XML-basiertes Rechnungsformat. Hier gibt es jedoch keinen für den Menschen lesbaren Teil. Die XRechnung ist das Datenformat für die Zusammenarbeit mit öffentlichen Auftraggebern, wie dem Bund oder den Bundesbehörden. Sie basiert ebenfalls auf der Richtlinie 2014/55/EU und der DIN EN 16931. Nach vorheriger Registrierung durch den Nutzer wird die Rechnung über eine zentrale Rechnungseingangsplattform (Webservice) eingereicht. Neben der einfachen Handhabung bietet die Plattform einen weiteren wichtigen Vorteil: Eingereichte Rechnungen werden automatisch auf Fehler geprüft und im Bedarfsfall erhält das einreichende Unternehmen eine entsprechende Rückmeldung. So kann schnell reagiert und der Fehler im Dokument behoben werden. Lange Wartezeiten bis zum Eingang des Rechnungsbetrages werden so vermieden.

XRechnung-Vorteile:

▪ Ermöglicht digitalen und papierlosen Prozess für die Rechnungsstellung.

▪ Manuelle Aufwände auf beiden Seiten werden reduziert.

▪ Durchlaufzeiten in der Rechnungsabwicklung werden verkürzt.

▪ Aufgrund schnellerer Rechnungsstellung werden Rechnungen zügiger beglichen.

▪ Porto- sowie Papierkosten entfallen.

Fazit

Während das ZUGFeRD-Format besonders für die digitale Rechnungsabwicklung zwischen Unternehmen zu empfehlen ist, ist die XRechnung für die Zusammenarbeit mit Behörden und Verwaltungsorganen geeignet. Unabhängig vom Format bietet die Rechnungsstellung auf digitalem Wege so viele Vorteile, dass sie sich mit Sicherheit weiter etablieren wird. Handwerksbetriebe, die ihre Digitalisierungsstrategie mit der Anschaffung einer passenden Branchenlösung vorantreiben möchten, sollten beim Kauf also darauf achten, dass die Lösung die elektronische Rechnungsstellung unterstützt.