Christian Stappenbeck ist Geschäftsführer der Stappenbeck Heizung & Sanitär GmbH aus Grevesmühlen. Er hatte ein Problem, das viele Kollegen auch kennen: Immer wieder fehlte den Mitarbeitern auf der Baustelle der letzte Stand der Planungen und es wurde nach überholten Informationen gearbeitet. Oft fehlten wichtige Informationen – auf der Baustelle wurde improvisiert oder das Büro musste Unterlagen per E-Mail schicken. Wenn bei einer Baubesprechung fünf Handwerker zusammenkamen, gab es meist drei verschiedene Planungsstände.

"Mit der »Digitalen Bauakte« ist uns ein großer Schritt in Richtung Digitalisierung gelungen und wir sind stolz darauf, dass unsere Handwerksbetriebe nun alle Information zu einer Baustelle »in der Hosentasche« dabei haben", so Gerald Bax, Geschäftsführer von Label Software.

Als Christian Stappenbeck von der Entwicklung der "Digitalen Bauakte" hörte, bot er sofort an, den Testlauf zu begleiten. Die "Digitale Bauakte" arbeitet mit der Software "Labelwin" aus dem Hause Label Software zusammen, die bereits seit zehn Jahren bei Stappenbeck im Einsatz ist.

Die meisten Dokumente eines Projektes entstehen im Büro. Wobei mit Dokumenten beliebige Dateien, wie Zeichnungen, PDFs, Wordbriefe, Exceltabellen, Fotos, Protokolle, gemeint sind. Diese Dokumente können nun einfach zusammen mit der Festlegung, wer darauf Zugriff haben soll, in die "Digitale Bauakte" geladen werden. Dabei kann jeder Berechtigte an den Dokumenten eine E-Mail bekommen, wenn sich etwas getan hat.

Jeder Anwender kann zusätzlich zum Beispiel vom Smartphone oder anderen mobilen Endgeräten aus Daten in die "Digitale Bauakte" schieben. Ein Foto mit dem Handy schießen, eine Gesprächsnotiz oder Mängelliste diktieren, eine Skizze hochladen – alles geht, nach Angaben des Softwarehauses, unkompliziert von jedem Gerät aus. Damit im Büro sämtliche Informationen vorliegen, werden alle neuen Dokumente automatisch ins Büro transportiert und stehen dort im Projekt ebenfalls zur Verfügung.

Auch die Kunden informieren

"Ich bin begeistert von der »Digitalen Bauakte«. Damit kann ich sehr schnell meine Mitarbeiter, die Subunternehmer und auch den Kunden selbst mit Informationen versorgen. Wirklich toll ist, dass ich bei jedem Dokument festlegen kann, wer es sehen darf", zieht Christian Stappenbeck ein positives Fazit.

Gerald Bax, Geschäftsführer von Label Software, betont: "Das Bedürfnis unserer Kunden, die wichtigsten Projektdaten immer parat zu haben, kennen wir schon lange. Zuerst haben wir versucht, eine »Digitale Bauakte« mit der wirklich tollen App »OneNote« zu realisieren. Gescheitert ist das aber dann an der Rechtevergabe, denn wer will schon seine internen Dokumentationen für alle öffentlich machen! In unserer Web-Anwendung können unsere Anwender nun für jedes Dokument sehr einfach festlegen, wer es sehen darf und wer nicht. Extrem wichtig war uns auch die einfache Benutzung, denn zur Einarbeitung hat keiner Zeit und Lust. Auch die Nutzung auf allen Geräten, egal ob Smartphone, Tablet, Laptop oder Bürocomputer, gehört heute einfach zum Standard. Mit der »Digitalen Bauakte« ist uns ein großer Schritt in Richtung Digitalisierung gelungen und wir sind stolz darauf, dass unsere Handwerksbetriebe nun alle Information zu einer Baustelle »in der Hosentasche« dabei haben."