In einer mehrteiligen Artikelserie beleuchtet der Rotenburger Spezialist für Cloud-fähige Handwerkersoftware pds GmbH – exklusiv im HeizungsJournal – die Anforderungen im Hinblick auf „Mobile Work“ bzw. „Mobiles Arbeiten“ im SHK-Fachhandwerk, zeigt Lösungsansätze sowie „Best Practices“ auf und gibt Einblicke in die Praxis von Handwerksunternehmen, die ihre Erfahrungen mit mobilen Lösungen in verschiedenen Einsatz-Szenarios teilen. In diesem dritten Teil der Serie liegt der inhaltliche Fokus auf dem Thema digitale, standortunabhängige Zeiterfassung.

Die Zeiterfassung ist eine der wichtigsten betriebswirtschaftlichen Disziplinen und Ausgangspunkt für eine ganze Reihe von Abläufen im Unternehmen. Sie fungiert nicht nur als Leistungsnachweis für die Projekt- und Kundenabrechnung, sondern dient auch als Dokumentation für die Lohnabrechnung, als Aufzeichnung der geleisteten Arbeitsstunden im Bautagebuch sowie als Datenbasis für ein stimmiges Projektcontrolling und eine vorausschauende Ressourcenplanung. Da Handwerksbetriebe jedoch den Großteil ihrer wertschöpfenden Tätigkeiten nicht im Büro, sondern auf der Baustelle verrichten, gehören händische Aufzeichnungen der Arbeitszeiten in vielen Betrieben noch zum Alltag.

„Um den enormen administrativen Aufwand durch fehleranfällige Mehrfacherfassungen handgeschriebener Stundenzettel und lästige Nachbearbeitungen zu vermeiden, entscheiden sich immer mehr Betriebe für eine digitale Zeiterfassung. Wie Handwerksbetriebe ihre Abläufe im Büro und Außendienst mit einer elektronischen Zeiterfassung nachhaltig vereinfachen, zeigen wir am Beispiel der Zeiterfassungs-App der pds Software auf“, so Christian Braam aus dem Product Management von pds und erläutert im Folgenden einige Praxisbeispiele:

▪ Digitale Zeiterfassung für den stationären und mobilen Einsatz: Die Zeiterfassung von pds ist sowohl als stationäre Lösung für Büro oder Großbaustelle (z. B. über personalisierte NFC-Chips) als auch als mobile App für das Tablet oder Smartphone verfügbar, um alle im Innen- und Außendienst tätigen Mitarbeiter digital miteinander zu vernetzen und Arbeitszeiten zentral zu verwalten.

▪ Zeitbuchung per Fingertipp: Mit der pds Zeiterfassung erhalten Handwerksbetriebe eine digitale Lösung an die Hand, die ein hohes Maß an Flexibilität für individuelle Anforderungen bietet, aber gleichzeitig im täglichen Einsatz einfach und pragmatisch bedienbar bleibt. Über die Buchungsmaske werden lediglich der jeweilige Vorgang (Projekt bzw. Baustelle) und der entsprechende Meldungstyp (z. B. Beginn, Ende, Pause oder Fahrt) ausgewählt. Intelligente Vorschläge unterstützen bei der Auswahl der nächsten Buchung. Abrechnungsrelevante Details in Form editierbarer Fotos, Skizzen und Notizen lassen sich auf einfache Weise ergänzen. Über das Buchungsprotokoll lassen sich erfasste Zeiten schnell einsehen. Die digital erfassten Daten ermöglichen im Büro eine direkte Weiterverarbeitung ohne jeglichen Zeitversatz.

▪ Durchgängiger Projekt- und Personalabrechnungsprozess: Durch die digitale Zeiterfassung erhält der Innendienst einen Echtzeit-Überblick über die geleisteten Arbeitsstunden für einen umfassenden Soll/Ist-Vergleich der laufenden Projekte. Die erfassten Arbeitsstunden stehen für mitarbeiter-, auftrags- oder projektbezogene Auswertungen zur Verfügung. Individuelle Regelwerke, beispielsweise für Nachtarbeiten, Überstunden oder Pausenabzüge, automatisieren und beschleunigen den Prüfprozess der Arbeitsstunden. Diese Daten werden anschließend entweder direkt in die pds Lohnbuchhaltung oder über eine geprüfte DATEV-„Lodas“-Schnittstelle an den Steuerberater übermittelt.

▪ Gruppenbuchung leicht gemacht: Buchungen können nicht nur für einzelne Mitarbeiter, sondern auch für Teammitglieder oder Fahrgemeinschaften vom Kolonnenführer vorgenommen werden. Über die Mitarbeiterliste der App lassen sich vorab einzelne Mitarbeiter einem Team zuordnen, um die Kolonnenbuchung zu erleichtern. Für die übrigen Mitarbeiter innerhalb des Teams entfällt somit die Notwendigkeit einer separaten Zeiterfassungsbuchung. Dies erspart nicht nur Aufwand, sondern vereinfacht auch die Kontrolle der Zeiten bei der anschließenden Stundenüberprüfung.

▪ Umkreisbasierte Buchungen: Digital erfasste Arbeitszeiten lassen sich bei Bedarf mit den Geo-Koordinaten der Mobilgeräte verknüpfen, etwa um eine umkreisbasierte Buchung oder eine einfache Zuordnung zu Bauprojekten und Vorgängen zu gewährleisten. Ein einstellbarer Radius je Baustelle legt fest, in welchem Umkreis um die Baustelle Buchungen vorgenommen werden können, um größtmögliche Transparenz gegenüber dem Kunden zu schaffen.

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