Das digitale Archiv sei ohnehin besonders wertvoll. Alle Daten sind rechts- und revisionssicher und vor allem platzsparend archiviert und können jederzeit aufgerufen werden. Begeistert zeigt sich Sven Otte von der „OCR“-Texterkennung, die eine umfassende Archivrecherche über alle Dokumente ermöglicht. „Ein zuverlässiges Suchergebnis ist mir sicher, egal welche Begriffe ich eingebe. Das spart viel Zeit bei der Suche nach Dokumenten“, fügt er hinzu.
Neben der Hauptanwendung setzt der Meisterbetrieb Hans Otte auch einige Apps ein. Von Beginn an im Boot war die mobile Auftragsabwicklung aus dem Hause Streit. Einer der Vorteile ist, dass die Servicemitarbeiter keine Zettelberge mehr mit sich herumschleppen und im Büro abgeben müssen. Mit dem Tablet können Aufträge im Auftragspool eingesehen werden und offene Aufträge angenommen werden. So müssen die Mitarbeiter auch nicht nach jedem Auftrag wieder zurück ins Büro, was ein flüssiges Arbeiten ermöglicht.
Bei jüngeren Mitarbeitern und auch bei der Personalrekrutierung könne man mit dem Einsatz moderner Medien punkten. Bei älteren Mitarbeitern sei hier manchmal etwas mehr Überzeugungsarbeit nötig, da diese sich schwerer tun mit der Nutzung von Apps und die Abläufe von „früher“ gewohnt sind. „Wir holen die Mitarbeiter da ganz gut ab und nehmen uns Zeit für die Einführung und Gespräche“, ergänzt Sven Otte
Wichtig beim Einsatz von Apps sei allerdings, dass die Vorgehensweise beim Kunden für die Monteure klar ist. „Der Kunde muss mitgenommen werden, wenn Daten in das Tablet eingegeben werden“, so der Geschäftsführer. „Am Ende kann der Monteur mit dem Kunden alle Positionen noch einmal durchgehen, bevor die digitale Unterschrift eingeholt wird. So hat der Kunde nicht das Gefühl etwas zu unterschreiben, was er gar nicht einsehen konnte.“
Viele Kunden seien dann beeindruckt von der modernen und digitalen Arbeitsweise und vor allem davon, dass die Rechnung bereits abends digital ankommt. Alle durchgeführten Arbeiten sind dem Kunden noch vor Augen – so kann die Rechnung einfach kontrolliert werden. Image und Kundenzufriedenheit werden auch dadurch kontinuierlich gesteigert. Neben dem mobilen Monteur nutzt das Unternehmen auch die digitale Zeiterfassung, das digitale Aufmaß sowie die App „Bautagebuch+“, die derzeit im Testlauf ist.
Sven Otte betont, dass das Thema Schulung gerade nach der Einführung wichtig war: „Wir wollten von Anfang an effizient mit ‚Streit V.1‘ arbeiten. Auch wenn hier nach der Einführung noch einmal Kosten auf uns zukamen.“ Bis heute nimmt das Team Hans Otte regelmäßig an Schulungen teil, um sich stetig mit der Software weiterzuentwickeln und am Ball zu bleiben.
Mit Merred Kusmierz habe der Betrieb auch eine persönliche und qualifizierte Ansprechpartnerin aus dem Hause Streit, die regelmäßig für Beratung und Schulungen ins Haus kommt. „Wir sind super zufrieden – mit den Räumlichkeiten in Hannover und dem Ablauf der Schulungen. Diese sind auf uns zugeschnitten“, so Sven Otte. Für neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die mit dem Programm arbeiten, bucht der Betrieb stets einen Einsteigerkurs in Hannover. Das anschließende Wochenende in Hannover wird gleichzeitig als Team-Building-Event gesehen und genutzt. Teilweise werden auch Webinare als Schulungsmöglichkeit für kleinere Abläufe oder Funktionen gebucht.
Sven Otte räumt ein, dass vor der Installation unterschätzt wurde, dass verschiedene Abläufe und Kennzahlen schon definiert sein müssen, damit Prozesse effizient ablaufen können. Dazu gehören zum Beispiel Arbeitszeitmodelle. Die Installation selbst lief laut Otte sehr reibungslos. Eine Mitarbeiterin hat sich intensiv mit dem Programm auseinandergesetzt und konnte sich direkt damit identifizieren. Das war laut Otte ein großer Vorteil, denn so war von Beginn an eine Key-Userin da. Die „Streit V.1“-Expertin habe immer eine Antwort parat und es müsse nicht bei jedem kleinen Problem der Telefon-Support von Streit Datentechnik angerufen werden.
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