In einer mehrteiligen Artikelserie beleuchtet der Rotenburger Spezialist für Cloud-fähige Handwerkersoftware pds GmbH – exklusiv im HeizungsJournal – die Anforderungen im Hinblick auf „Mobile Work“ bzw. „Mobiles Arbeiten“ im SHK-Fachhandwerk, zeigt Lösungsansätze sowie „Best Practices“ auf und gibt Einblicke in die Praxis von Handwerksunternehmen, die ihre Erfahrungen mit mobilen Lösungen in verschiedenen Einsatz-Szenarios teilen. In diesem vierten Teil der Serie liegt der inhaltliche Fokus auf dem Thema digitale Erfassung von Materialbewegungen, Materialbedarfen und Aufmaßen.

Die Verfügbarkeit von Arbeitsmaterialien ist für die reibungslose und termingerechte Abwicklung von Kundenprojekten im SHK-Fachhandwerk ein kritischer Faktor. Fehlen Materialien, können Aufträge entgegen der Planung nicht bestimmungsgemäß ausgeführt und abgerechnet werden.

„Umso wichtiger ist es, die Prozesse von der Bedarfsmeldung auf der Baustelle über den Bestellprozess bis zum Wareneingang durchgängig digital abzubilden und für alle Prozessbeteiligten vollständige Transparenz bei Materialbewegungen herzustellen. Damit dies gelingt, sind auch auf der Baustelle digitale Erfassungsroutinen vonnöten. Mit unserer pds Material App haben wir eine mobile Lösung entwickelt, die bestehende Informations- und Kommunikationslücken zwischen Büro und Außendienst schließt und gleichzeitig als Erfassungsgerät für Material und Materialbedarfe dient“, erläutert Christian Braam, Product Management bei pds, und gibt im Folgenden Einblicke in das Leistungsspektrum der digitalen Lösung:

▪ Bedarfsmeldungen direkt von der Baustelle: Über die pds Material App sind Handwerker in der Lage, ihren Materialbedarf für die Baustelle digital zu erfassen. Zeichnet sich im Materiallager ein baldiger Fehlstand ab, so kann der Außendienstmitarbeiter den Materialbedarf auch auf direktem Wege und ohne Zeitverzug an das Büro melden. Der Einkauf löst nach erfolgter Prüfung auf Basis der Bedarfsmeldung umgehend eine Bestellung zum Beispiel beim Großhändler aus und veranlasst die Lieferung zur Baustelle.

▪ Direkte Auslösung von Materialbestellungen: Bei eiligen Materialbedarfen kann der Fachhandwerker auch direkt Bestellungen über die App in Auftrag geben – entweder als neu angelegte Bestellungen oder auf Basis vorheriger Bestellungen. Diese sind im Büro sofort einsehbar und können ohne Umwege beim Lieferanten ausgelöst werden, um die Materialbestände im Lager oder auf der Baustelle aufzustocken und Auftragsarbeiten im Zeitplan und zur Zufriedenheit der Kunden abzuschließen.

▪ Digitale Erfassung von Wareneingängen: Ob im Materiallager oder auf der Baustelle – mit der Material App lassen sich Wareneingänge per Smartphone oder Tablet schnell digital erfassen, um den Wareneingang mit den Positionen sowie Mengen der Bestellung abzugleichen und den Vorgang abzuschließen. Über die integrierte Fotofunktion lassen sich Lieferscheine und die Lieferung abfotografieren, um diese dem jeweiligen Vorgang als Beleg beizufügen. Damit bleiben alle Informationen wie Liefer- und Bestellmengen zusammen und werden für alle Beteiligten transparent dokumentiert.

▪ Automatisierte Zuordnung der Artikel: Um den Prüfvorgang vor Ort für den Mitarbeiter so einfach wie möglich zu gestalten, greift die Material App auf Artikelstammdaten aus der pds Software zu – übrigens auch bei fehlender Internetverbindung. Dafür scannt der Installateur einfach die Barcodes der Artikel über das Mobilgerät ein, die direkt von pds Material erkannt werden.

Indem die händische Erfassung sowie der fehleranfällige Abgleich von Stammdaten und Belegen wegfallen, sparen SHK-Fachhandwerksbetriebe nicht nur viel Zeit bei der digitalen Abbildung der Materialbewegungen, sondern sind auch in der Lage, eine durchgängig digitale Prozesskette in Kundendienst und Verwaltung sicherzustellen. Gleichzeitig werden fehlende Bestände, die eine reibungslose Abwicklung des Kundenauftrags erschweren sowie die Ausführung und Abrechnung von Projekten verzögern, auf ein Minimum reduziert.

Die Material App wurde für „Android“-Smartphones und -Tablets-Mobilgeräte entwickelt und ist für einen schnellen und durchgängigen Datenaustausch vollständig in das pds Software Lösungsportfolio integriert. Dabei ist die Datenbearbeitung und -erfassung nicht nur online, sondern auch im Offline-Modus möglich. Die Daten werden dann automatisch mit der pds Software synchronisiert, sobald wieder eine Internetverbindung besteht.

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