Die elektronische Rechnungsstellung hat sich bereits in vielen Branchen und Bereichen als überaus sinnvolle Alternative zur Papierrechnung etabliert. Die GC-Gruppe unterstützt jetzt auch das Fachhandwerk mit der neuen Generation elektronischer Rechnungen: ZUGFeRD.

Die Abkürzung steht für "Zentraler User Guide Forum elektronischer Rechnung Deutschland". ZUGFeRD ist ein übergreifendes Format für elektronische Rechnungen, unterstützt vom Bundesministerium für Wirtschaft und Energie. Es ist Bestandteil der eBusiness-Strategie der GC-Gruppe, mit der die Digitalisierung der Branche vorangetrieben wird und die Kunden durch unterschiedliche Tools im Tagesgeschäft bestmöglich unterstützt werden.

Das neue einheitliche Rechnungsformat ZUGFeRD legt fest, wie Informationen in einer elektronischen Rechnung abgespeichert werden. Der Fachhandwerker erhält eine PDF-Datei, die wie gewohnt angesehen werden kann aber auch mit dem maschinenlesbaren, eingebetteten XML-Teil zur automatischen Buchung und Archivierung im System sichtbar ist. Zudem ist sie als rechtsgültiges Dokument anerkannt.

Die PDF-Datei und der Buchungssatz sind fest miteinander verknüpft. Alle wesentlichen Informationen der Rechnung sind als XML-Code in die PDF-Datei eingebettet und gehen automatisch in die Buchhaltung ein. Erkennungsfehler sind ausgeschlossen, da kein Scan mehr nötig ist. Eine rein elektronische Archivierung wird möglich.

Zudem kann mit ZUGFeRD der Eingangs- und Ausgangsprozess der Rechnungen weitgehend automatisiert werden. Manuelles Prüfen oder Scannen, etwa von Dokumenten, werden überflüssig.