Digitale Vernetzung mobiler Apps

In diesem letzten Teil der Serie liegt der inhaltliche Fokus auf dem Thema Vernetzung von Apps und Mitarbeitern.

In einer mehrteiligen Artikelserie beleuchtet der Rotenburger Spezialist für Cloud-fähige Handwerkersoftware pds GmbH – exklusiv im HeizungsJournal – die Anforderungen im Hinblick auf „Mobile Work“ bzw. „Mobiles Arbeiten“ im SHK-Fachhandwerk, zeigt Lösungsansätze sowie „Best Practices“ auf und gibt Einblicke in die Praxis von Handwerksunternehmen, die ihre Erfahrungen mit mobilen Lösungen in verschiedenen Einsatz-Szenarios teilen. In diesem siebten und letzten Teil der Serie liegt der inhaltliche Fokus auf dem Thema Vernetzung von Apps und Mitarbeitern.

Mobilanwendungen, kurz „Apps“, gehören heute mittlerweile zum Alltag im Handwerk und übernehmen immer mehr Aufgabenbereiche des Tagesgeschäftes: Apps für den Service und Kundendienst, zur Verwaltung von Bauprojekten, Erfassung der Arbeitszeiten, für die mobile Aufmaßerstellung, zur Erfassung von Warenbewegungen und Materialbedarfen, für die Lagerverwaltung oder das Werkzeugmanagement – die digitalen Helfer für Smartphone und Tablet sind vielerorts bereits fest in die betrieblichen Abläufe integriert und prägen das Bild des digital vernetzten Fachhandwerkers. Sie ermöglichen mehr Prozesstransparenz, reduzieren fehleranfällige Medienbrüche, erleichtern die Dokumentation und machen die Abläufe im Innen- und Außendienst insgesamt effizienter – so zumindest die Theorie.

„Denn arbeiten die verschiedenen Apps nicht integriert und auf einer einheitlichen Daten- und Workflow-Basis, wächst das App-Sammelsurium schnell zu einer schwer beherrschbaren Landschaft aus Insellösungen heran. Damit lassen sich zwar immernoch spezifische Prozesse und Anforderungen lösen, jedoch zu Lasten von Transparenz und Durchgängigkeit der betrieblichen Ablauforganisation“, erläutert Christian Braam, Product Management bei pds.

Erst vollständige Vernetzung erlaubt durchgängig digitale Prozesse

Ein Beispiel: Zeichnet sich etwa auf einer Baustelle oder in einem Materiallager ein baldiger Fehlstand ab, meldet ein Monteur einen Materialbedarf via App an das Büro. Der Einkauf löst daraufhin auf Basis der Bedarfsmeldung eine Bestellung beim Großhändler aus, der eine Lieferung direkt an die Baustelle oder das betreffende Materiallager veranlasst. Den Wareneingang erfasst der SHK-Fachhandwerker direkt über sein Mobilgerät und übermittelt den fotografierten Lieferschein, die Bestellmengen und einzelnen Positionen per App an den Innendienst. Um den Prüfvorgang für den Monteur vor Ort zu erleichtern, greift die App auf die Artikelstammdaten und die Bestellung aus dem ERP-System zurück. Der Innendienst wird in Echtzeit über den Wareneingang informiert und löst, aufgrund der Verknüpfung mit der Projektakte und den hinterlegten Kundenstammdaten, direkt die Rechnung für die betreffende Baustelle aus.

„Um die vollen Potentiale einer Digitalisierungs- und Mobilstrategie für sein Unternehmen auszuschöpfen und einen solchen, für alle Prozessbeteiligten komfortablen Gesamtprozess sicherzustellen, ist die Vernetzung der eingesetzten Apps und ein elektronischer Datenaustausch zwischen den einzelnen Anwendungen ein elementarer Faktor. Mit pds Mitarbeiter geben wir Handwerksbetrieben eine App an die Hand, die zwei der wichtigsten Funktionen für Fachhandwerker in einer Anwendung vereint: die Zeiterfassung und die Vernetzung mit allen anderen pds Apps“, so Christian Braam, der im Folgenden ein paar Einblicke in das Leistungsspektrum der Mitarbeiter App gibt:

• Zentraler Zugriff auf alle pds Apps: Über ein übergeordnetes Auswahlmenü der Mitarbeiter App greift der SHK-Fachhandwerker bequem auf sämtliche aktivierte pds App Dienste zu, ohne dabei die Anwendung verlassen zu müssen. Die Vernetzung der Apps erlaubt beispielsweise Monteuren, direkt Notdienstaufträge in pds Service zu erstellen, Bedarfsmeldungen in pds Material zu erfassen, Umbuchungen in pds Lager zu erzeugen oder Arbeitsgeräte in pds Werkzeug zu reservieren. Zudem erhalten Mitarbeiter eine Auswahl kontextsensitiv sinnvoller Funktionen in der Übersichtsmaske zur Schnellauswahl angezeigt. So bleiben auch beim Wechsel zwischen den Apps die am häufigsten genutzten Funktionen direkt im Zugriff.

• Persönliche Favoriten: In pds Mitarbeiter lassen sich über die Favoritenfunktion auch individuelle Funktionen festlegen, die in der Schnellauswahlmaske erscheinen sollen. Ist ein Handwerker etwa über mehrere Tage auf einer Baustelle beschäftigt, so kann er sich eine gewünschte Funktion, zum Beispiel „Bedarfsmeldung für diese Baustelle anlegen“ und „Tagesbericht für dieses Projekt anlegen“, als Favorit für den Direktzugriff ablegen. Dies beschleunigt nicht nur die Arbeitsabläufe für die Mitarbeiter im Außendienst, sondern erleichtert auch immens die Handhabung auf der Baustelle.

• Integrierte Zeiterfassung: Da die Zeiterfassung für die Mitarbeiter im Außen- und Innendienst eine der zentralen und am häufigsten verwendeten Funktionen darstellt, wurden sämtliche Leistungsmerkmale der pds Zeit(erfassungs-)App direkt in die Mitarbeiter App übernommen. So erlaubt die App etwa projektbezogene Zeitbuchungen (Beginn, Ende, Fahrt, Pause), Kolonnenbuchungen (z.B. für Baustellenteams oder Fahrgemeinschaften) oder umkreisbasierte Buchungen mit Geo-Koordinaten, um eine einfache Zuordnung zu Bauprojekten und Vorgängen zu gewährleisten. Mittels intelligenter Logiken werden die Mitarbeiter bei der Auswahl der nächsten Buchung mit Vorschlägen unterstützt. Die digital erfassten Daten gestatten im Büro einen Echtzeit-Überblick, beispielsweise für einen Soll/Ist-Vergleich der laufenden Projekte, ermöglichen mitarbeiter- oder auftragsbezogene Auswertungen sowie eine direkte Weiterverarbeitung in der pds Lohnbuchhaltung. Die integrierte Zeiterfassung ist als stationäre Lösung für Büro oder Großbaustellen (z.B. über NFC-Chips) oder als mobile App für das Tablet oder Smartphone einsetzbar.

• Integrierter „Microsoft Teams“ Chat: Aus pds Mitarbeiter und den übrigen Apps des Softwarehauses heraus können Fachhandwerker ab sofort auch direkt auf den „Teams“-Chat des jeweiligen Bauprojektes zugreifen. Damit erleichtern Handwerksbetriebe nicht nur die projektbezogene Kommunikation im gesamten Team, sondern haben auch über die pds Apps jederzeit sämtliche Absprachen als Chat-Historie im Zugriff.

pds Mitarbeiter ist für den Einsatz auf „Android“- und „iOS“-Mobilgeräten optimiert und verfügt über eine vollständige Integration mit der pds Software, so dass alle Anwendungen auf einen zentralen Datenpool aus Projekt- und Betriebsdaten zurückgreifen. Gleichzeitig vermeiden SHK-Fachhandwerksbetriebe Zettelwirtschaft und unnötige Doppelerfassungen. Das minimiert nicht nur Fehlerpotentiale bei der Digitalisierung etwa von Stundenzetteln, Notizen und dem Bautagebuch, sondern schafft durchgängig digitale Prozesse und erleichtert nachhaltig die Zusammenarbeit von Monteuren und dem Innendienst.

Weitere Informationen zur Mitarbeiter App finden Sie hier.

Ein Video zur Mitarbeiter App finden Sie hier.

Die schon erschienenen Teile 1 bis 6 der Serie „Mobile Work im SHK-Fachhandwerk“ mit Details zu den einzelnen Anwendungsszenarien, Funktionen und zum Praxiseinsatz der Apps sind ebenfalls online verfügbar:

1. App für Service und Kundendienst – https://tga.li/cFZ
2. Projekt App und digitales Bautagebuch – https://tga.li/pI7f
3. Zeiterfassung auf der Baustelle und im Büro – https://tga.li/ri31
4. Erfassung von Materialbewegungen, Materialbedarfen und Aufmaßen – https://tga.li/SJKn
5. Digitale Lagerverwaltung per App – https://tga.li/bdpb
6. Werkzeug- und Geräteeinsatz bequem per App managen – https://tga.li/a9V