Projekt App und digitales Bautagebuch

In einer mehrteiligen Artikelserie beleuchtet der Rotenburger Spezialist für Cloud-fähige Handwerkersoftware pds GmbH – exklusiv im HeizungsJournal – die Anforderungen im Hinblick auf „Mobile Work“ bzw. „Mobiles Arbeiten“ im SHK-Fachhandwerk, zeigt Lösungsansätze sowie „Best Practices“ auf und gibt Einblicke in die Praxis von Handwerksunternehmen, die ihre Erfahrungen mit mobilen Lösungen in verschiedenen Einsatz-Szenarios teilen. In diesem zweiten Teil der Serie liegt der inhaltliche Fokus auf den Themen Bautagebuch und Projektmanagement.

Bei der Vielzahl an Bauprojekten, individuellen Kundenanforderungen und wechselnden Monteuren auf der Baustelle den Überblick zu behalten, ist für viele Handwerksbetriebe eine tägliche Herausforderung. Unter einer mangelnden Transparenz bei Bauprojekten und lückenhaften Baustellendokumentationen leidet nicht nur die Prozesseffizienz. Auch die Gefahr von Baumängeln, Fristversäumnissen und Haftungsrisiken steigt, wenn wichtige Details nicht adäquat dokumentiert oder abgefragt werden können. Dies belastet nicht nur das Verhältnis zu Kunden und Partnern, auch interne Konflikte sind vorprogrammiert. Arbeitszeiten, Werkzeuge, Arbeitsmaterialien, Baustellenfotos, Baubesprechungen, Fristen oder Baumängel – die Liste von zu erfassenden Details zu einer Baustelle ist lang. Nicht immer werden diese Details nachvollziehbar, einheitlich und mit der erforderlichen Sorgfalt dokumentiert – insbesondere dann nicht, wenn digitale Routinen fehlen.

Bauprojekte digital und ohne Medienbruch verwalten

Um Baustellenprojekte auch vor Ort effizient abzuwickeln, benötigen Bauleiter Zugriff auf eine Vielzahl von Daten, beispielsweise Historie, Checklisten, Notizen, Maschinendaten, Materialeinsatz, Mängelberichte. Gleichzeitig müssen wichtige Details wie Mängel, Besprechungen und Baufortschritte zuverlässig erfasst und in das System zurückgespielt werden. „Wie eine zuverlässige Dokumentation auf vollständig digitalem Wege und ohne redundante Erfassungsprozesse gelingt, zeigen wir am Beispiel der pds Projekt App auf“, so Bastian Kohlmeyer, Head of Product Management bei pds, und erläutert im Folgenden einige Praxisbeispiele:

• Vernetzung von Büro und Baustelle: pds Projekt ist eine auch offline nutzbare App für „iOS“- und „Android“-Geräte, die Mitarbeiter unterwegs mit allen bauprojektrelevanten Daten versorgt und gleichzeitig ein digital geführtes Bautagebuch ermöglicht. Vollständig in die pds Software integriert, bietet sie allen am Bauprojekt Beteiligten stets einen aktuellen 360°-Überblick zur jeweiligen Baustelle.

• Digitale Projektakte: Über einen intelligenten Suchfilter lassen sich Details zum gewünschte Bauprojekt gezielt finden und abrufen. Neben Kontaktdaten aller Ansprechpartner lassen sich sämtliche Vorgänge der Projektakte strukturiert einsehen, beispielsweise Angebote und Preisanfragen, Bedarfsmeldungen, Bestellungen, Aufmaße, Service-Aufträge, Wareneingänge, Rückläufer, Rechnungen, Gutschriften oder externe Dokumente. Bei Bedarf lassen sich diese Dokumente bequem herunterladen, teilen oder auch um neue ergänzen. Die laufende Synchronisierung der pds Projekt App mit der pds Software sorgt dafür, dass alle Daten stets auf dem aktuellen Stand bleiben.

• Kommunikation mit Projektbeteiligten: Die pds Projekt App bündelt die wesentlichen Eigenschaften einer digitalen Projektakte mit den Vorzügen smarter Mobiltechnologie. So lassen sich Ansprechpartner nicht nur direkt aus der App heraus anrufen, auch erweiterte Funktionen, wie die E-Mail-Kommunikation oder der kontextbezogene Chat über Microsoft-„Teams“, stehen zu Verfügung.

• Automatische Wetterberichte: Mittels GPS-Funktion erfasst die Projekt App zudem eigenständig, wo sich die Baustelle befindet. Mit einem Klick visualisiert pds Projekt über das Internet automatisch Informationen zur lokalen Wetterlage, Temperaturen, Windgeschwindigkeiten, Bewölkung und weitere hilfreiche Wetter-Daten.

• Digitales Bautagebuch: Die Projekt App erlaubt es Anwendern, Baustellen in Tagebuch-ähnlicher Form digital zu dokumentieren. Mit Hilfe der Foto-Funktion werden Baufortschritte oder Baumängel nachvollziehbar dokumentiert. Checklisten unterstützen die Bauleiter dabei, Routinearbeiten souverän abzuarbeiten. Vorgefertigte Berichtsarten etwa für Abnahme, Begehungen, Besprechungen und Anweisungen, Mängelerfassung oder den Geräte- und Materialeinsatz ermöglichen, Sachverhalte einheitlich, lückenlos und strukturiert festzuhalten. So lassen sich zum Beispiel Fristen mit automatisierten Push-Erinnerungen zur Behebung von Mängeln hinterlegen oder direkt automatisierte Prozesse zur Mängelbeseitigung anstoßen. So behalten Projektverantwortliche alle Aufgaben stets im Blick. Besprechungsergebnisse oder Notizen können des Weiteren bequem per Spracheingabe erfasst werden. Indem die gesprochenen Worte automatisch in geschriebenen Text umgewandelt werden, lassen sich der Baufortschritt, Mängel oder Ereignisse im Handumdrehen dokumentieren.

Mit pds Projekt sind demnach alle relevanten Daten zum Bauprojekt jederzeit digital zur Hand – auch bei Ad-hoc-Besichtigungen. Umwege in das Büro und die lästige Mitnahme von Ausdrucken oder ganzen Ordnern gehören damit der Vergangenheit an. Die durchgängig digitale, medienbruchfreie Dokumentation direkt über das Mobilgerät spart nicht nur Zeit und wertvolle Ressourcen, sondern erleichtert auch bislang aufwändige Abstimmungsprozesse und macht damit den Umgang mit Kunden, Kollegen und beteiligten Dienstleistern effektiver.

Projekt App im Praxis-Einsatz

Bei der Berliner WOWI Haustechnik GmbH wird die pds Projekt App zur Unterstützung der Bauleiter eingesetzt. Das Unternehmen ist ein Komplettanbieter rund um Heizung, Klima, Kälte, Sanitär und Elektro und beschäftigt derzeit rund 65 Mitarbeiter. Seit 2019 wird dabei auf die pds Projekt App gesetzt, wie Geschäftsführer Carsten Sommer berichtet: „Mit der pds Projekt App können wir unseren Bauleitern die für sie wichtigen Informationen direkt mitgeben. Die Kontaktdaten der Projektbeteiligten sowie Dokumente aus dem Büro sind somit einfach übermittelt. Die digitale Berichterstellung, zum Beispiel von Besprechungen, erhöht die Transparenz in unseren Bauprojekten.“

Video - so funktioniert die pds Projekt App!

Die Fortsetzung dieser Artikelserie (Teil 3 – Zeiterfassung) folgt im HeizungsJournal, Ausgabe 4-5, April 2021. Wir bitten um Beachtung!