SHK-Software: Acht Entwicklungen, die Fachhandwerker kennen müssen

Früher: Arbeitszettel, Schreibmaschine, Telefon. Heute: Smartphone, Notebook, Cloud. Die technischen Möglichkeiten haben sich in den letzten Jahrzehnten grundlegend gewandelt – und mit ihnen die Arbeitsweisen in vielen Unternehmen. Dieser Wandel ist noch nicht abgeschlossen, sondern befindet sich in einem anhaltenden Fluss. Im Folgenden deshalb eine Übersicht über die acht wichtigsten aktuellen Trends im Bereich der kaufmännisch-organisatorischen Software.

Diese Entwicklung zeigt sich nicht nur in der steigenden Anzahl von mobilen Endgeräten wie Smartphones und Tablets, die zunehmend dienstlich eingesetzt werden. Auch die Angebotsvielfalt von Apps oder Softwarelösungen für die unterschiedlichen Geräte ist in den vergangenen Jahren kontinuierlich gestiegen.

Aus diesem Grund bietet es sich für Unternehmen an, Geschäftsprozesse mit Unterstützung von mobilen Anwendungen effektiver und effizienter zu steuern und abzuwickeln. Dieser Trend wird häufig unter dem Begriff Digitalisierung zusammengefasst.

Will man die sich daraus ergebenden Möglichkeiten nutzen, muss das Unternehmen als Ganzes betrachtet werden: Welche Prozesse können wir besser und effizienter über mobile Endgeräte und entsprechende Softwarelösungen abdecken?

Damit beschäftigen sich immer mehr Handwerksbetriebe: 69 Prozent von ihnen sehen in der Digitalisierung eine Chance (Untersuchung zur Digitalisierung im Handwerk; Bitkom/ZDH; 2017).

Viele Handwerksunternehmen haben die ersten Schritte bereits getan: Mehr als die Hälfte (58 Prozent) hat Teile der Büro- und Verwaltungsarbeiten digitalisiert und nutzt spezielle Software. So kann zum Beispiel ein Kunde den Auftrag direkt vor Ort auf dem Tablet des Handwerkers unterschreiben. Die Flexibilität und Ortsungebundenheit der Datenverarbeitung betrachten 78 Prozent der in der Studie Befragten als weiteren, wesentlichen Vorteil.

Sie sehen: Die Digitalisierung ist bereits mitten im Handwerk angekommen. Im Folgenden eine Übersicht über die acht wichtigsten Trends im Bereich der kaufmännisch-organisatorischen Software:

1. Zentrale Informationsplattform: Schluss mit Software-Wirrwarr

Unternehmen nutzen häufig eine Vielzahl unterschiedlicher Anwendungen. Das hat einige wesentliche Nachteile: Die Programme können sich nicht oder nur beschränkt untereinander austauschen (sog. Insellösungen), die Bedienbarkeit und die Qualität der Daten leidet. Nicht zuletzt kostet deren chaotische Ablage Zeit.

Im Optimalfall haben Anwender eine zentrale Oberfläche, mit der alle kaufmännisch-organisatorischen Tätigkeiten im Unternehmen erledigt werden können. Eine solche Plattform sollte sämtliche im Arbeitsalltag anfallenden Aufgabenstellungen abdecken können – von der Planung über die Projektkalkulation bis hin zum Rechnungswesen. Moderne Software-Lösungen bieten entsprechende Funktionen schon heute.

Eine zentrale Datenhaltung bietet den Vorteil, dass sämtliche Firmen-, Kunden- und Stammdaten nach ihrer Erfassung für alle weiteren Vorgänge verfügbar sind. Auch zu einem späteren Zeitpunkt kann der Anwender jederzeit darauf zurückgreifen. Zusätzlich kann mit einer zentralen Informationsplattform eine bessere, einheitliche Informationsversorgung ohne Barrieren gewähreistet werden. Ein Browser und eine Anbindung an das mobile Internet oder lokale Netzwerke genügen für den Zugriff.

2. Mobilität: Immer und überall Zugriff auf alle Daten

Egal ob Handwerk, Service- oder Instandhaltungsbranche: Ein Großteil der Wertschöpfung findet im Außendienst statt. Folglich muss die Erfassung und Verarbeitung von Geschäftsdaten auch vor Ort möglich sein – und das nicht wie früher mit Bleistift und Papier. Dies wiederum erfordert intelligente, moderne Werkzeuge für die Abwicklung von kaufmännischen Vorgängen und Aufgaben. Mit den entsprechenden Lösungen erfassen die Mitarbeiter vor Ort alle Daten und übermitteln diese ins Büro zur sofortigen Weiterverarbeitung.

Das mobile Arbeiten, losgelöst von einem festen Büroarbeitsplatz, ermöglicht zugleich die effektive Zusammenarbeit in Echtzeit. Das gilt insbesondere dann, wenn Mitarbeiter an verschiedenen Standorten eingesetzt werden. Durchgängige Prozesse fördern nicht zuletzt die Qualität und die Effizienz. Zudem reduziert eine "smarte" Arbeitsweise Übertragungsfehler und erhöht die Verarbeitungsgeschwindigkeit.

Diese Maßnahmen sind bei Weitem kein Selbstzweck: 81 Prozent der Betriebe sehen Zeitersparnis als wichtigen Vorteil von digitalen Anwendungen im Handwerk. Eine flexible Arbeitsorganisation nennen 78 Prozent der Befragten (Untersuchung zur Digitalisierung im Handwerk; Bitkom/ZDH; 2017).

3. Usability: Bedienung kinderleicht

"Usability" ist einer dieser Anglizismen, die nicht gleich jedem bekannt sind. Dahinter steckt jedoch die ganz simple Benutzer- oder Bedienerfreundlichkeit. Bei Software spricht man auch von Gebrauchstauglichkeit.

Das bedeutet zunächst, dass die Oberfläche so gestaltet ist, dass sich die Benutzer hier intuitiv zurechtfinden können. Sie müssen also nicht nachdenken, wie das Programm zu bedienen ist und wo welche Funktionen angeordnet sind, sondern machen instinktiv die richtigen Schritte. Über ein Benutzer- und Rollenmodell sieht jeder Mitarbeiter gleichzeitig nur die Funktionen und Informationen, die für seine tägliche Arbeit erforderlich sind.

4. Cloud: In der Wolke ist die Freiheit grenzenlos

Mit dem Begriff Cloud sind wir beim nächsten Modewort. Man darf jedoch nicht den Fehler machen, die "Wolke" als einfachen Datenspeicher im Web zu begreifen, wie ihn viele vielleicht von Diensten wie "Dropbox" kennen. Die Cloud ist noch viel mehr: So können hierüber komplette Anwendungen laufen, die dann nur noch gemietet und nicht mehr gekauft und auf dem Rechner installiert werden.

Bei einer Cloud nutzt man letztlich gewisse Leistungen zu einem vereinbarten Preis pro Monat, ähnlich wie bei der Abnahme von Strom, Gas oder Wasser. Der Anwender braucht sich nicht mehr um Bezug, Betrieb und Wartung der Leistung kümmern. Das übernimmt der Lieferant. Der Nutzer greift über einen Web-Browser bequem auf die jeweilige Anwendung zu, fast so, als würde er im Internet surfen. Ein weiterer Vorteil: Die Anwendung ist immer "up-to-date", gesetzliche Vorgaben werden stets erfüllt.

Zum Teil existieren noch Vorbehalte gegenüber Cloud-Software. Diese Bedenken sind jedoch unbegründet: Die Kosten für die Anschaffung von Software-Lizenzen, Anti-Viren-Programmen, Hardware, Updates, Betrieb sowie Pflege und Wartung, Strom, Datensicherung sowie die Investitionen in Weiterbildung der eigenen Mitarbeiter sind in der "Wolke" wesentlich geringer.

Solche Argumente überzeugen auch die Anwender: 65 Prozent der deutschen Unternehmen nutzen die Cloud inzwischen – das sind elf Prozent mehr als 2016 (Umfrage Bitkom Research/KPMG; 2017). Dabei handelt es sich übrigens um keine exklusive Veranstaltung für die "Großen": In Unternehmen mit 20 bis 99 Mitarbeitern ist die Cloud-Nutzung im Jahr 2016 um zwölf Prozentpunkte auf 64 Prozent gestiegen.

Übrigens: Software aus der Cloud lässt sich im Regelfall auch einfacher testen und ausprobieren.

5. Plattformunabhängigkeit: Endgerät und Betriebssystem spielen keine Rolle

"iOS", "Windows" oder "Android"? Notebook, Tablet oder Smartphone? Die Frage nach Betriebssystemen und Endgeräten ist eigentlich eine Frage von gestern. Im besten Fall gibt es seitens des Herstellers hierzu keine Vorgaben – der Zugriff ist über jedes Endgerät und jedes Betriebssystem möglich. Der Anwender ist im Optimalfall vollkommen flexibel in seiner Entscheidung über Endgeräte und Betriebssysteme.

Das bedeutet umgekehrt, dass sich die Oberfläche der Anwendung durch "Responsive Design" auszeichnen sollte. Das heißt, dass sich die Anwendung immer an die verfügbare Oberfläche anpasst. Sonderlösungen werden gar nicht erst benötigt.

6. Skalierbarkeit: Die Software wächst mit den Anforderungen des Anwenders

In der IT spricht man von Skalierbarkeit, wenn die Software mit dem Unternehmen wachsen kann. Es muss also nicht nur gewährleistet sein, dass der Kunde zu einem adäquaten Preis auch langfristig Lizenzen dazukaufen kann. Wenn das Anwenderunternehmen etwa wächst, muss die Software mitwachsen können. Es darf beispielsweise nicht die Situation eintreten, dass die Programme mit steigenden Auftragsvolumina an ihre Leistungsgrenze stoßen. Zudem sollte ein Cloud-Anbieter ein Mindestmaß an Investitionssicherheit bieten und bereits am Markt etabliert sein.

7. Sicherheit und Vertrauen: Drum prüfe, wer sich langfristig bindet

IT-Sicherheit ist für das Handwerk ein ebenfalls relevantes Thema. 77 Prozent der Teilnehmer der genannten Bitkom-Studie betrachten das Thema mit Sorge. Die IT-Sicherheit ist dabei auf mehreren Ebenen zu betrachten: Unternehmen sollten einerseits darauf achten, dass ihr Vertragspartner deutsches Recht anwendet und sich dessen Rechenzentren in Deutschland befinden – nur so ist garantiert, dass der Zugriff auf ihre wertvollen Daten gut geschützt ist.

Nicht zuletzt sollten die technischen "Hausaufgaben" erledigt werden, sprich: Firewalls, Virensoftware sowie die gesamte IT-Infrastruktur und die ihres Dienstleisters müssen stets auf dem aktuellen Stand sein. Nicht zuletzt – und das ist die wohl größte, aber am meisten unterschätzte Herausforderung – ist die Sensibilisierung des Personals am wichtigsten. Was nützt der Virenscanner, wenn er manuell deaktiviert wird?

8. Gute Planung: Das ist die halbe Miete

Auch beim Thema mobiles Arbeiten gilt: Man sollte nichts übers Knie brechen. Jetzt gilt es, sich zu öffnen und mit dem Thema auseinandersetzen, die Optionen gegeneinander abzuwägen, den richtigen Weg zu finden. Veränderungsmanagement funktioniert nicht im Hau-Ruck-Verfahren, Neues lässt sich nicht einfach über die vorhandenen Strukturen überstülpen. Diese müssen viel mehr neu gedacht werden.

Eine gute Planung, ein offener Dialog mit dem gesamten Team und dem IT-Partner sowie die Bereitschaft zur Investition in die neuen Technologien sind ein Muss. Die Planung und die Maßnahmen zur Umsetzung sollten schriftlich festgehalten werden, so dass sie für alle Beteiligten einsehbar und vor allem verbindlich sind.

Ein regelmäßiger Austausch, die Prüfung des aktuellen Status’ sowie eine mögliche Anpassung der Maßnahmen sind wichtige Instrumente, um den Weg und das Ziel nicht aus dem Auge zu verlieren. Neue Denkweisen sind auch immer eine Chance, Prozesse und Arbeitsweisen komplett neu zu definieren und umzusetzen.