Werkzeug- und Geräteeinsatz bequem per App managen

In diesem sechsten Teil der Serie liegt der inhaltliche Fokus auf dem Thema digitale Geräte- und Werkzeugverwaltung.

In einer mehrteiligen Artikelserie beleuchtet der Rotenburger Spezialist für Cloud-fähige Handwerkersoftware pds GmbH – exklusiv im HeizungsJournal – die Anforderungen im Hinblick auf „Mobile Work“ bzw. „Mobiles Arbeiten“ im SHK-Fachhandwerk, zeigt Lösungsansätze sowie „Best Practices“ auf und gibt Einblicke in die Praxis von Handwerksunternehmen, die ihre Erfahrungen mit mobilen Lösungen in verschiedenen Einsatz-Szenarios teilen. In diesem sechsten Teil der Serie liegt der inhaltliche Fokus auf dem Thema digitale Geräte- und Werkzeugverwaltung.

Jeder SHK-Fachhandwerksbetrieb verfügt über eine Vielzahl unterschiedlichster Betriebsmittel, die er zum Verrichten seiner täglichen Arbeitsroutine auf der Baustelle benötigt: von Arbeitsmaschinen und (Spezial-)Werkzeugen über Arbeitsschutzkleidung und Montagezubehör bis hin zum Firmenfahrzeug. Steht ein benötigtes Arbeitsgerät für einen Kundentermin kurzfristig jedoch nicht zur Verfügung, stellt dies Innendienst und Installateure bei der Ressourcen- und Einsatzplanung regelmäßig vor unnötige Probleme. „Dann heißt es nicht selten entweder improvisieren oder umdisponieren – beides jedoch zu Lasten der Arbeitsproduktivität und Planungssicherheit. Das ist ein Szenario, das sicher jeder Handwerksbetrieb hinlänglich aus eigener Erfahrung kennt“, betont Christian Braam, Product Management bei pds. „Die Werkzeug- und Geräteverwaltung der pds Software und unsere pds Werkzeug App schließen genau diese Lücke. Denn damit erhalten Handwerksbetriebe ein effektives Instrument an die Hand, um den Einsatz benötigter Arbeitsmittel für anstehende Kundentermine einfach und komfortabel zu organisieren – sowohl im Büro als auch mobil auf der Baustelle. Das sorgt nicht nur für eine verlässliche Planung und Arbeitsvorbereitung, sondern auch für reibungslose Abläufe im Team und beim Kunden. Wie Reservierungen, Entnahmen oder Rückgaben von Arbeitsgeräten ohne Störung der betrieblichen Abläufe gelingen und wie Handwerksbetriebe jederzeit die Übersicht bei der Werkzeug- und Geräteverwaltung bewahren, zeigen wir im Folgenden mit der pds Werkzeug App auf“, so Christian Braam:

• Digitale Reservierung von Arbeitsgeräten: Für die Planung und Vorbereitung eines Kundentermins kann der Innendienst Verfügbarkeiten von Betriebsmitteln in der pds Werkzeug- und Geräteverwaltung in Echtzeit einsehen oder auch Reservierungen direkt anstoßen. So ist zu jedem Zeitpunkt transparent ersichtlich, welches Werkzeug von welchem Handwerker für welche Baustelle wie lange reserviert oder im Einsatz ist. Über die Werkzeug App sind Monteure zudem in der Lage, noch vor Ort auf der Baustelle benötigte Werkzeuge, Maschinen oder Geräte für einen anstehenden Einsatz zu reservieren, um somit auch die Auskunftsfähigkeit zu möglichen Anschlussterminen gegenüber Kunden zu verbessern. Die Vormerkung wird den Kollegen daraufhin sowohl in der Werkzeug App als auch über die pds Software im Büro angezeigt.

• Bequeme Ausgabe und Rücknahme von Werkzeugen: Über die Werkzeug App lassen sich aber nicht nur Verfügbarkeiten einsehen und Reservierungen vornehmen, sondern auch die Entnahme und Rückgabe der Arbeitsgeräte buchen. So können spezifische Werkzeuge entweder über Filter (Zustand, Verfügbarkeit, Kategorien, Merkmale etc.) oder die integrierte Suchfunktion der App ausgewählt werden. Werkzeuge können zudem auch per Bar-/QR-Code oder NFC-Tag direkt über das Mobilgerät erfasst werden. Die Ein- oder Ausbuchung des Arbeitsgerätes erfolgt schließlich per Fingerstrich vom Smartphone oder Tablet und wird im System für alle Prozessbeteiligten dokumentiert. Berechtigte Mitarbeiter können so auch ohne die Anwesenheit des Lageristen Werkzeuge und Geräte ausgeben, ohne dass die Transparenz und Nachvollziehbarkeit darunter leidet.

• Umbuchung und Werkzeugtausch auf der Baustelle: Sollten benötigte Werkzeuge aufgrund einer bestehenden Ausgabe für einen Einsatz einmal kurzfristig nicht zur Verfügung stehen, haben Monteure aufgrund einer in die Werkzeug App integrierten Tausch-Funktion die Möglichkeit, sich gezielt untereinander abzustimmen und Werkzeuge je nach Bedarf direkt miteinander auszutauschen. Die Tausch-Funktion erleichtert nicht nur die Selbstorganisation und Zusammenarbeit, sondern ermöglicht auch smarte Prozesswege im Team. Mittels der permanent synchronisierten Daten werden auch die Kollegen im Innendienst umgehend über den Transfer informiert.

• Qualifikationsmanagement für Werkzeugeinsatz: Für den Einsatz von Werkzeugen und Arbeitsgeräten sind mitunter bestimmte Qualifikationen erforderlich. In der pds Software lassen sich für spezifische Werkzeuge und Maschinen auf einfache Weise benötigte Fähigkeiten hinterlegen, so dass diese nur von Mitarbeitern mit einem entsprechenden Qualifikationsprofil oder hinreichendem Erfahrungsnachweis auswählbar sind. Dies vereinfacht für SHK-Fachhandwerksbetriebe sowohl die Umsetzung einheitlicher Qualitätsstandards als auch die Verbesserung der Arbeitssicherheit im Umgang mit Maschinen und Werkzeugen auf den Baustellen.

• Reparaturen und Gerätewartung: Die Möglichkeit, Wartungschecklisten und Dokumentationen in der App zu hinterlegen, erleichtert Monteuren die Durchführung von Reparaturen oder routinemäßigen Wartungsvorgängen an den Werkzeugen bzw. Geräten. Anstehende Prüf- und TÜV-Termine, Wartungen und durchgeführte Reparaturen werden in der Werkzeug- und Geräteverwaltung der pds Software übersichtlich dokumentiert. Sämtliche Werkzeugdaten zu einer Maschine oder einem Gerät können dabei in der Datenbank hinterlegt werden, die autorisierte Mitarbeiter bei Bedarf auch mobil über die Werkzeug App abrufen können.

• Digitaler Rundum-Blick auf Betriebsmittel: Die digitale Werkzeugverwaltung leistet einen großen Beitrag für eine zuverlässige Planung und effektive Organisation im Unternehmen. Sie erlaubt dem Handwerksbetrieb nicht nur eine digitale Inventarisierung aller Betriebsmittel, sondern auch eine lückenlose Historie jedes erfassten Arbeitsgerätes samt Stammdaten, Baustelleneinsätzen, Wartungen und Reparaturvorgängen. Die Geräte- und Werkzeugverwaltung lässt sich dabei auf die Anforderungen des Betriebes ausrichten, indem etwa Werkzeugstammdaten, Gerätekategorien oder Suchfilter individuell festgelegt werden können.

Die pds Werkzeug App ist eine für den Einsatz auf Tablets und Smartphones optimierte Mobilanwendung, die SHK-Fachandwerksbetrieben die Planung, Verwaltung und Organisation von Betriebsmitteln bei Außendiensteinsätzen enorm erleichtert. Gleichzeitig sorgen Betriebe aufgrund eines durchgängig digitalen Toolmanagements für vollständige Transparenz bei Bewegungen der im Umlauf befindlichen Arbeitsgeräte und eine optimale Einsatzfähigkeit für die alltäglichen Herausforderungen auf der Baustelle.

Werkzeug App im SHK-Praxis-Einsatz

Seit Generationen betreut Moritz & Sohn Haustechnik die Küstenregion rund um Wilhelmshaven in allen Bereichen der Gebäudetechnik. Ob Beratung, Planung, Ausführung, Wartung oder Reparatur – das Fachhandwerksunternehmen bietet hohe technische und handwerkliche Kompetenz für gewerbliche Kunden, öffentliche Auftraggeber und Privatkunden aus einer Hand. „Der ausschlaggebende Punkt für die Werkzeug- und Geräteverwaltung in der pds Software war die praktische Handhabung. Wir konnten beispielsweise neben unseren Werkzeugen auch unsere Firmenautos erfassen und mit Terminen versehen. Anstehende Wartungs- oder Servicetermine, wie die TÜV-Untersuchung, sind direkt ersichtlich. Durch den Einsatz der Werkzeug App wird bei uns unter anderem die Werkzeugentnahme dokumentiert. Vorteil hierbei ist, dass unsere Mitarbeiter den Überblick darüber behalten, welche Geräte verliehen sind und welche zur Verfügung stehen. Hierdurch sparen wir uns lange Absprachewege“, so Frank Moritz, Geschäftsführer von Moritz & Sohn Haustechnik aus Wilhelmshaven. Neben der Werkzeugverwaltung nutzt der Spezialist für Energie- und Gebäudetechnik die cloudbasierte Handwerkersoftware beispielsweise in den Bereichen CRM, Projektakten- und Dokumentenverwaltung, Einkauf und Lager, Kasse, Aufmaß, Kundendienst und Wartung.

Die Fortsetzung dieser Artikelserie mit weiteren spannenden Themen erfolgt demnächst hier im Web unter www.heizungsjournal.de. Wir bitten um Beachtung!

Weitere Informationen zur Werkzeug App finden Sie hier.

Ein Video zur Werkzeug App finden Sie hier.

Schon jetzt online verfügbar sind die Teile 1 bis 5 der Serie „Mobile Work im SHK-Fachhandwerk“:

1. App für Service und Kundendienst – https://tga.li/cFZ
2. Projekt App und digitales Bautagebuch – https://tga.li/pI7f
3. Zeiterfassung auf der Baustelle und im Büro – https://tga.li/ri31
4. Erfassung von Materialbewegungen, Materialbedarfen und Aufmaßen – https://tga.li/SJKn
5. Digitale Lagerverwaltung per App – https://tga.li/bdpb